Si vas a realizar un envÃo internacional, es posible que debas incluir una factura proforma. Este documento contiene la información de la mercancÃa y es utilizado por las autoridades aduaneras y las transportadoras para el proceso de exportación e importación.
Completar la factura proforma de forma correcta ayuda a reducir retrasos, requerimientos de información adicional y posibles inconvenientes durante el tránsito de tu envÃo.
En esta guÃa te explicaremos qué es una factura proforma, cuándo debes utilizarla y cómo diligenciarla correctamente para que tu envÃo internacional se procese sin contratiempos.
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es un documento que describe la mercancÃa que vas a enviar. Incluye información como la descripción de los productos, la cantidad, el valor declarado, el paÃs de origen y, cuando aplica, las condiciones de la operación (Incoterms).
Este documento es utilizado por las autoridades aduaneras y las transportadoras para identificar el contenido del envÃo y facilitar el proceso de exportación e importación. Aunque tiene un formato similar al de una factura comercial, la factura proforma no constituye una factura de venta ni un documento fiscal.
En muchos envÃos internacionales, especialmente cuando no existe una venta de por medio o aún no se ha emitido una factura comercial, la factura proforma es el documento adecuado para acompañar la mercancÃa.
¿Por qué debes completar una factura proforma para tu envÃo internacional?
La factura proforma proporciona a las autoridades aduaneras y a la transportadora la información necesaria para identificar la mercancÃa y gestionar correctamente tu envÃo.
Es importante que la información sea clara, precisa y coincida con el contenido del paquete. Datos incorrectos o incompletos pueden generar inspecciones adicionales, retrasos en el despacho aduanero, cobros inesperados de impuestos o aranceles, e incluso la devolución o retención del envÃo.
Completar correctamente la factura proforma ayuda a que tu envÃo sea procesado de forma más ágil y reduce la posibilidad de inconvenientes durante el tránsito internacional.
¿Qué incluye una factura proforma?
Aunque el formato puede variar, una factura proforma debe contener la información necesaria para identificar la mercancÃa y facilitar el proceso aduanero. Asegúrate de incluir los siguientes datos:
- Información del remitente y del destinatario: Nombre o razón social, dirección, paÃs y datos de contacto.
- Fecha de emisión: Fecha en la que se genera la factura proforma.
- Descripción de la mercancÃa: Describe cada artÃculo de forma clara y especÃfica. Evita descripciones genéricas como “ropa”, “accesorios” o “repuestos”.
- Cantidad: Número de unidades de cada artÃculo.
- Valor unitario y valor total: Indica el valor de cada artÃculo y el valor total de la mercancÃa.
- Peso: Incluye el peso del envÃo o, cuando aplique, el peso de cada artÃculo.
- Partida arancelaria (HS Code): Si la conoces, inclúyela para facilitar la clasificación de la mercancÃa y el proceso aduanero.
- PaÃs de origen: PaÃs donde fue fabricada o producida la mercancÃa.
- Moneda: Especifica la moneda en la que se expresa el valor declarado USD.
- Incoterm (cuando aplique): Indica las condiciones de la operación internacional y la distribución de responsabilidades entre las partes.
Una factura proforma completa y con información precisa ayuda a reducir retrasos, requerimientos adicionales y posibles inconvenientes durante el proceso de exportación e importación.
¿Cómo adjuntar tu factura proforma?
Una vez hayas completado tu factura proforma, imprÃmela y adjúntala junto con tu envÃo siguiendo las instrucciones de la transportadora.
- Imprimir 2 copias requeridas de la factura proforma.
- Colocar las copias impresas junto con la lista de empaque (si aplica) dentro de un sobre para documentos.
- Fijar el sobre en la parte exterior del paquete, asegurándote de que sea visible y esté bien protegido durante el transporte.
Cómo completar tu factura proforma
Estos son los pasos básicos requeridos al completar tu factura proforma.
Descargar
1
Ingresar "Direcciones"
Esta es la misma dirección que usaste para crear el envÃo en Shipal.
- Incoterm - Siempre será "DAP"
- Carrier- El transportista que estás utilizando para este envÃo. es decir, FedEx, DHL
- Currency - Esto siempre será USD para envÃos internacionales.
2
Ingresar "Items"
Debes agregar cada artÃculo único individualmente e incluir la cantidad, origen y valor de cada uno.
- Qty - El número de este artÃculo en particular.
- Item- La descripción del artÃculo. Debe ser especÃfico y detallado.
- Price per item - El precio individual de cada artÃculo.
- HS Code -Es un código de 10 dÃgitos que identifica el tipo de mercancÃa que estás enviando y ayuda a determinar los requisitos y regulaciones aplicables, para envÃos a USA debes buscar el HTS Code
- Origin - El paÃs en el que se fabricó o ensambló este artÃculo.
- Total - El total es simplemente la cantidad multiplicada por el precio por artÃculo.
3
Ingresar "Totales y Firma"
Ingresa el total de los valores de los artÃculos
